Untuk magang ke sebuah institusi biasanya di butuhkan surat untuk mengetahui prosedur dari perusahaan tersebut, berikut saya berikan contoh beberapa surat atau email yang bisa kalian pakai untuk magang di kedutaan besar republik indonesia di luar negeri. dikarenakan waktu di setiap perwakilan indonesia di luar negeri berbeda-beda maka diharapkan kalian menyesuaikan waktu jam operasional kerja demi keefektifitasan surat kalian terbaca oleh unit perwakilan yang sedang bertugas pada saat itu. meskipun begitu tidak selalu mereka membalas pada saat itu dikarenakan adanya kesibukan yang berbeda-beda di hampir setiap perwakian RI di luar negeri jadi harap memaklumi.

Contoh Surat Magang di KBRI

Berikut adalah contoh surat email yang saya pakai di beberapa perwakilan ketika ingin magang dan dari beberapa yang saya kirimkan berhasil di balas oleh para perwakilan RI.

Subject : Perihal : Magang Mahasiswa

Kepada Yth. Bapak/Ibu (Nama Kepala Pewarkilan) Kedutaan Besar Republik Indonesia di (Nama Kota perwakilan, Nama negara perwakilan) . (Perkenalan) Saya (Nama anda). Mahasiswa Hubungan Internasional (Semester) (Nama Kampus), membutuhkan informasi seputar prosedur pengajuan internship di Kedutaan Besar Republik Indonesia di (Nama Kota perwakilan, Nama negara perwakilan) . Saya memohon bantuan dan informasinya terkait pengajuan tersebut.

Besar harapan saya agar email saya ini terbalas. atas segala perhatiannya, saya ucapkan banyak-banyak terimakasih.

Hormat Saya,

Nama Anda

Beberapa hal yang harus di perhatikan sebelum mengirim email ke Perwakilan RI

ada beberapa kaidah tidak tertulis yang harus kalian ikuti yang menurut saya sopan dalam bersurat resmi ke kbri yaitu:

ingat !!! sebelum mengirim email ini harap mengecek website masing-masing perwakilan dikarenakan mereka biasanya sudah mencantumkan syarat-syarat magang di perwakilan tersebut. oleh karena itu rajin-rajinlah membaca dan apabila kalian tidak menemukan tata cara magang atau melamar di kbri tersebut maka surat ini bisa kalian coba kirim ke bagian unitkom atau pensosbud dari perwakilan tersebut.
harap mencari tahu nama duta besar perwakilan tersebut karena kepada beliau lah kalian melakukan pengajuan untuk magang apabila tidak menemukan email dari pensosbud, sebaliknya apabila anda mengetahui email dari pensosbud perwakins tersebut maka tujuan permohonannya bisa langsung ke pensosbud yang ada di perwakilan.
hal ini sudah saya ingatkan pada tulisan sebelumnya, dalam mengirim email harap lakukan jauh-jauh hari dari tanggal magang kamu di mulai karena kalian tidak ingin membuang-buang waktu bukan? kalau bisa 1 bulan atau 2 bulan magang anda dimulai harusnya anda sudah bersurat ke perwakilan mengingat pengurusan visa juga memakan waktu yang lama dan sebelum itu harap tanyakan prosedur durasi magang di perwakilan tersebut karena mereka memiliki kebutuhan tenaga magang yang berbeda-beda.
dikarenakan akomodasi tidak ditanggung oleh pihak perwakilan sebaiknya kalian menanyakan hal ini kepada mereka, seperti website apa yang bisa dipakai untuk mencari akomodasi, jalan atau area mana yang cocok di jadikan tempat tinggal selama magang, bagaimana transportasi umum di sana apakah memadai atau kita harus menyewa kendaraan pribadi sendiri
Persiapkan dokumen selengkap-lengkapnya dikarenakan adanya issue para TKI illegal berkedok magang dan tidak kembali ke tanah air sesuai dengan tujuan mereka.

Jika kalian sudah bisa mengirim surat permohonan magang kepada kbri maka kalian juga harus bisa mengirim surat kepada kbri yang sudah menerima anda sebagai mahasiswa magang, jangan melakukan ghosting atau hilang begitu saja ketika anda di terima di suatu kbri karena hal tersebut sangat tidak sopan.

Karena anda sudah mengirim ke banyak perwakilan ada baiknya kalian mengabari pihak kbri terkait ketika anda sudah memutuskan akan melakukan magang di perwakilan lain agar mereka bisa memberikan kesempatan lain kepada mahasiswa yang belum mendapatkan kesempatan magang yang ada di perwakilan tersebut, etika dan attitude ini sangat saya junjung tinggi dikarenakan menjaga nama baik kampus saya, orang yang merekomendasikan saya dengan surat dan tentunya ketika reputasi anda baik maka junior anda nantinya juga akan di pandang baik oleh pihak perwakilan karena anda cukup bertanggung jawab dengan apa yang sudah di lakukan.

Apabila tulisan ini bermanfaat harap di share dengan mencantumkan sumber yah, Goodluck guys ✊

Location: Indonesia

Hubunganinternasional.com Website yang Berisi tentang informasi yang berkaitan dengan disiplin keilmuan hubungan internasional, isu internasional, dan sharing knowledge segala hal yang berhubungan dengan Hubungan Internasional. Fokus utama website ini adalah pembahasan mengenai (Diplomasi, Diplomasi Publik, Gastrodiplomasi, Diaspora, Magang dan Kerja di INGO tetapi tidak menutup kemungkinan fokus hubungan internasional lain juga dapat dibahas pada website ini) Kami juga menerima tulisan atau Opini dari kalian dan apabila ada yang ingin menjadi Kontributor untuk website ini, Silahkan menghubungi admin website ini. Terimakasih